Vous devez déposer une facture sur Chorus Pro pour votre client du secteur public ? Vous vous demandez comment procéder étape par étape sur cette plateforme obligatoire ? Vous cherchez des astuces pour éviter les pièges les plus courants ?
Bonne nouvelle : vous êtes au bon endroit ! Cet article va vous guider dans toutes les étapes du dépôt de facture sur le portail Chorus Pro. De la création de compte jusqu’au suivi de votre facture, en passant par les formats acceptés et les vérifications importantes à effectuer.
Qu’est-ce que Chorus Pro et comment s’y connecter ?
Chorus Pro est la plateforme publique gratuite mise à disposition par l’AIFE (Agence pour l’Informatisation Financière de l’État). Depuis 2017, elle est devenue obligatoire pour transmettre toutes les factures aux entités publiques françaises : mairies, conseils départementaux, hôpitaux, ministères, etc.
Pour commencer, rendez-vous sur le portail chorus pro à l’adresse portail.chorus-pro.gouv.fr. Si c’est votre première visite, vous devrez créer un compte en fournissant les informations de votre entreprise. Sinon, connectez-vous avec vos identifiants habituels.
Une fois connecté, dirigez-vous vers le domaine « Facturation » depuis votre tableau de bord, puis cliquez sur l’application « Factures émises ». C’est ici que se déroule toute la magie du dépôt de factures.
Les 7 étapes pour déposer votre facture
Le processus de dépôt suit un parcours bien défini en 7 étapes clés :
1. Choisir le format de fichier
Vous pouvez téléverser votre facture au format PDF classique ou en PDF/A-3 (Factur-X). Attention : les factures Factur-X peuvent parfois poser des problèmes de reconnaissance. Si c’est le cas, convertissez simplement votre fichier en PDF standard via une impression PDF.
2. Téléverser la facture
Cliquez sur « Déposer une facture » et sélectionnez votre fichier. Le système accepte les fichiers jusqu’à plusieurs méga-octets.
3. Vérifier les champs OCR
Chorus Pro utilise une technologie OCR pour pré-remplir automatiquement les champs de votre facture. C’est pratique, mais attention : vérifiez toujours ces données ! Les erreurs sont fréquentes sur le numéro de marché, le numéro d’engagement, le SIRET destinataire ou encore les coordonnées bancaires.
4. Compléter les informations manquantes
Ajoutez les données que l’OCR n’a pas détectées. Soyez particulièrement vigilant sur les références contractuelles que votre client public vous a communiquées.
5. Ajouter les pièces jointes si nécessaire
Vous pouvez joindre des documents complémentaires (bons de livraison, devis, etc.). Contrainte importante : le nom de chaque fichier joint ne doit pas dépasser 35 caractères.
6. Choisir le cadre de dépôt
Sélectionnez si vous déposez en tant que titulaire, sous-traitant, co-traitant, ou pour une facture déjà payée. Ce choix impacte le traitement de votre facture.
7. Valider et envoyer
Après une dernière vérification, cliquez sur « Valider et envoyer ». Chorus Pro génère immédiatement un certificat de dépôt que vous devez conserver. Ce document fait foi en cas de litige.
Astuces pratiques pour éviter les problèmes
Vous pouvez enregistrer votre facture en brouillon à tout moment durant le processus. C’est très utile si vous devez récupérer des informations auprès de votre client.
Pour les entreprises qui facturent régulièrement le secteur public, pensez aux solutions de GED connectées comme Zeendoc. Ces outils permettent d’automatiser l’envoi vers Chorus Pro en un clic, ce qui fait gagner un temps considérable.
En cas de problème avec une facture Factur-X non reconnue, la solution la plus simple reste de la convertir en PDF classique. Vous évitez ainsi les dysfonctionnements de l’OCR sur ce format encore perfectible.
